Nederlandse Samojeden Club
opgericht 13 augustus 1932
1. Zij die als lid tot de vereniging willen toetreden, vermelden bij hun
schriftelijke aanmelding hun naam, adres, postcode en woonplaats.
Indien het een aanmelding als jeugdlid betreft, wordt ook de
geboortedatum vermeld. Bij een aanmelding als gezinslid wordt de naam
van de partner vermeld.
2. Naam, adres en woonplaats van de in het eerste lid bedoelde personen
worden zo spoedig mogelijk in het orgaan van de vereniging gepubliceerd
met de mededeling, dat de leden binnen twee weken na verschijning
schriftelijk en gemotiveerd bezwaren tegen de toelating van een of meer
aspirant-leden aan het bestuur kenbaar kunnen maken. Het bestuur
overweegt deze bezwaren bij zijn beslissing omtrent de toelating.
3. De secretaris deelt het bestuursbesluit omtrent de toelating zo spoedig
mogelijk schriftelijk aan de betrokkene mee. In geval van niet-toelating
worden daarbij de motieven meegedeeld, die het bestuur tot zijn
beslissing hebben geleid. In geval van toelating wordt een exemplaar van
de statuten en van dit huishoudelijk reglement bijgevoegd. Het
bestuursbesluit wordt ook aan eventuele bezwaarden schriftelijk
meegedeeld.
1. Indien het bestuur voornemens is, een besluit tot opzegging, ontzetting
of schorsing te nemen als bedoeld in de artikelen 15, 16 of 17 van de
statuten, dan stelt het bestuur het betrokken lid tijdig tevoren schriftelijk
onder opgave van redenen van dit voornemen in kennis.
2. Het betrokken lid kan binnen twee weken bij het bestuur een
bezwaarschrift tegen het in het eerste lid bedoelde voornemen indienen.
3. Het lid wordt voorts mondeling door het bestuur gehoord, als dat in het
bezwaarschrift wordt gevraagd. Het bestuur kan ook anderen horen
alvorens te besluiten.
4. In spoedeisende gevallen kan het bestuur besluiten voor de behandeling
van het bezwaarschrift, doch niet dan nadat het betrokken lid is gehoord,
dan wel de gelegenheid heeft gehad te worden gehoord.
5. Voormalige leden die wegens wanbetaling zijn geroyeerd, worden pas na het verstrijken van een termijn van 5 jaar weer als lid toegelaten.
1. De voorzitter bevordert de behartiging van de belangen van en de goede
gang van zaken in de vereniging.
2. Hij leidt, behoudens het bepaalde in artikel 40 der statuten, de Algemene
Vergaderingen en de vergaderingen van het bestuur. Hij handhaaft in de
vergaderingen de statuten en reglementen van de vereniging en houdt
ook buiten de vergaderingen toezicht op deze handhaving.
3. Hij bepaalt de volgorde van behandeling van zaken ter vergadering,
zolang de vergadering zelf daarover geen besluit neemt.
4. Hij handhaaft de orde in de vergadering.
5. Hij ondertekent samen met de secretaris de notulen van alle
vergaderingen en de belangrijke uitgaande brieven.
1. De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, ondertekent
alle uitgaande brieven en legt de belangrijke uitgaande brieven ter
beoordeling en medeondertekening aan de voorzitter voor.
2. Hij maakt, behoudens het bepaalde in artikel 40 der statuten, de notulen
van de Algemene Vergaderingen en van de bestuursvergaderingen. Hij
zendt de notulen van een bestuursvergadering zo spoedig mogelijk na die
vergadering in concept aan alle bestuursleden en agendeert de
behandeling daarvan voor de eerstvolgende bestuursvergadering. Hij
ondertekent de notulen na, eventueel gewijzigde, vaststelling samen met
de voorzitter en neemt de eventueel door het bestuur aangebrachte
wijzigingen tevens op in de notulen van de vergadering waarin tot deze
wijzigingen werd besloten.
3. Hij draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de opstelling van de
agenda’s en alle bijbehorende stukken voor de Algemene Vergaderingen
en de bestuursvergaderingen en ziet toe op tijdige verzending daarvan.
4. Hij doet in iedere bestuursvergadering mededeling van alle ingekomen
brieven. Aan het bestuur gerichte of voor het bestuur bestemde, maar bij
andere bestuursleden ingekomen, brieven worden onverwijld door deze
bestuursleden aan de secretaris doorgezonden.
5. Hij draagt zorg voor het bijhouden van een overzichtelijk archief, waarin
naast alle inkomende en afschrift van alle uitgaande correspondentie en
alle vergaderstukken en notulen ook alle overige voor de vereniging van
belang zijnde stukken worden opgenomen.
6. Hij draagt zorg voor het voortdurend en nauwkeurig bijhouden van een
ledenregister, waarin de namen, adressen en het soort lidmaatschap van
alle leden zijn opgenomen. Dit register is voor alle leden bij de secretaris
ter inzage.
7. Hij draagt er door registratie van de in een Algemene Vergadering
aanwezige stemgerechtigde leden en door andere maatregelen zorgvoor,
dat bij eventuele stemmingen ieder aanwezig stemgerechtigd lid op zo
doelmatig mogelijk wijze één stem kan uitbrengen.
8. Hij stelt het jaarverslag zo tijdig samen, dat dit na vaststelling door het
bestuur overeenkomstig artikel 33 van de statuten kan worden
uitgebracht.
9. Het bestuur kan besluiten, dat een deel der werkzaamheden van de
secretaris door een ander lid van het bestuur of, met toepassing van
artikel 28 van de statuten en onder toezicht en verantwoordelijkheid van
de secretaris, door een lid buiten het bestuur zal worden verricht volgens
een werkverdeling die de goedkeuring van het bestuur behoeft.
1. De penningmeester ziet, behoudens het bepaalde in het zevende lid, toe
op het doen van alle ontvangsten en uitgaven der vereniging. Hij zorgt
voor een tijdige inning van de jaarlijkse contributie der leden.
2. De penningmeester behoeft voorafgaande toestemming van het bestuur
voor het doen van uitgaven tot een hoger bedrag dan waartoe door het
bestuur is bepaald.
3. De penningmeester is bevoegd, namens de vereniging bewijzen van
ontvangst te ondertekenen. Hij kan deze bevoegdheid echter voor
concreet omschreven ontvangsten tot ten hoogste een door het bestuur
daartoe te bepalen bedrag delegeren aan de beheerder van een
dagelijkse kas als bedoeld in het zevende lid.
4. De penningmeester houdt nauwkeurig boek van alle ontvangsten en
uitgaven en van alle andere gegevens die van belang kunnen zijn voor de
uitvoering van de artikelen 34 en 35 van de statuten.
5. Hij geeft tevens uitvoering aan artikel 34, tweede lid, van de statuten.
6. Hij stelt de begroting, onderscheidenlijk de balans en de staat van baten
en lasten zo tijdig samen, dat deze na vaststelling door het bestuur
overeenkomstig de artikelen 32 en 35 van de statuten kunnen worden
uitgebracht. In de begroting worden naast de ramingen voor het nieuwe
jaar ook de ramingen voor het voorafgaande jaar en de uitkomsten van
het laatst afgesloten jaar vermeld. In de staat van baten en lasten worden
naast de uitkomsten van het betreffende jaar ook de ramingen voor dat
jaar en de uitkomsten van het voorafgaande jaar vermeld.
7. Het bestuur kan bepalen, dat andere bestuursleden dan de
penningmeester of leden van een door het bestuur ingestelde commissie
bevoegd zijn tot het doen van ontvangsten en uitgaven tot ten hoogste
een daartoe door het bestuur te bepalen bedrag, en belast zijn met het
beheer van de daaruit voortvloeiende dagelijkse kas, een en ander voor
zover dit direct verband houdt met hun specifieke bestuurs- of
commissietaak. Het saldo van een dergelijke kas mag niet meer
bedragen dan een daartoe door het bestuur bepaald bedrag; het
meerdere wordt onverwijld aan de penningmeester afgedragen. De
beheerder van een dagelijkse kas is voor zijn beheer verantwoording
schuldig aan de penningmeester. Hij houdt daartoe nauwkeurig boek van
alle ontvangsten en uitgaven en van alle andere gegevens die de
penningmeester noodzakelijk acht en verschaft de penningmeester
daarvan een overzicht zo dikwijls deze dat verlangt. De penningmeester
draagt er zorg voor, dat ook alle ontvangsten en uitgaven die door andere
bestuursleden en commissieleden zijn gedaan, in de boeken der
vereniging worden verantwoord.
1. Het bestuur vergadert als de voorzitter of ten minste de helft van de
andere zittende bestuursleden dit wenselijk acht.
2. De bestuursleden worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste twee
weken tevoren van de door de voorzitter bepaalde dag, uur en plaats van
de vergadering in kennis gesteld.
3. De agenda, vermeldende de te behandelen onderwerpen, en eventuele
toelichtende stukken worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, zo
tijdig aan alle bestuursleden toegezonden dat deze zich op verantwoorde
wijze op de vergadering kunnen voorbereiden.
4. Indien het tweede en derde lid niet in acht zijn genomen of het
betreffende onderwerp in de agenda niet duidelijk is omschreven, dan
kan ter vergadering slechts een besluit worden genomen indien ten
minste twee/derde van het aantal zitting hebbende bestuursleden
aanwezig is en met het nemen van een besluit instemt. Over alle
besluiten wordt zo nodig mondeling gestemd, nadat de voorzitter het
voorstel waarover gestemd moet worden, duidelijk heeft geformuleerd.
De volstrekte meerderheid is behaald indien ten minste één stem meer
vóór dan tegen het voorstel is uitgebracht, waarbij blanco stemmen niet
worden meegerekend.
Ieder die ophoudt lid van het bestuur te zijn, is verplicht binnen twee weken
na het einde van zijn bestuurslidmaatschap alle onder hem berustende
verenigingsstukken en eigendommen van de vereniging behoorlijk geordend
aan zijn opvolger of aan een ander daartoe door het bestuur aan te wijzen
bestuurslid over te dragen.
Het bestuur kan deze termijn verlengen.
1. De leden van commissies als bedoeld in artikel 28 van de statuten worden
door het bestuur benoemd. Zij kunnen te allen tijde door het bestuur
worden geschorst en ontslagen.
2. Een door het bestuur ingestelde commissie kan te allen tijde door het
bestuur worden opgeheven.
1. De kascommissie is te allen tijde bevoegd, hetzij op verzoek van het
bestuur hetzij uit eigen beweging, een tussentijds onderzoek in te stellen. Artikel 36, derde en vierde lid, der statuten is op een dergelijk tussentijds onderzoek van overeenkomstige toepassing.
2. Een tussentijds onderzoek wordt in ieder geval ingesteld wanneer een
aftredend penningmeester de boekhouding en de kas en waarden aan
zijn opvolger overdraagt.
3. De kascommissie brengt van een tussentijds onderzoek schriftelijk
verslag aan het bestuur uit.
1. De Algemene Vergadering kan geen besluiten nemen over een
onderwerp, dat niet duidelijk in de agenda als te behandelen agendapunt
is omschreven.
2. Van brieven die aan de Algemene Vergadering zijn gericht, wordt in de
eerstvolgende Algemene Vergadering bij de behandeling van het
agendapunt ‘Ingekomen stukken’ mededeling gedaan. Zij vormen geen
onderwerp van beraadslaging indien zij niet afzonderlijk als te
behandelen agendapunt op de agenda zijn vermeld of met een ander
agendapunt verband houden, tenzij de vergadering anders besluit. De
Algemene Vergadering kan echter ook in dat geval niet afwijken van het
eerste lid.
3. Ieder lid kan ter vergadering over één agendapunt niet vaker dan twee
maal het woord voeren, tenzij met toestemming van de voorzitter of van
de vergadering.
4. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een voorstel van orde doen.
Een dergelijk voorstel betreft de wijze van behandeling van de agenda of
van een agendapunt.
5. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een duidelijk omschreven
voorstel indienen betreffende een agendapunt dat aan de orde is. Het
voorstel vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het door ten
minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt ondersteund.
6. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een amendement indienen.
Amendementen met betrekking tot een voorstel tot statutenwijziging
moeten echter ten minste een week voor de vergadering schriftelijk bij
het bestuur worden ingediend. Een amendement behelst een duidelijk
omschreven voorstel tot wijziging van een voorstel dat aan de orde is.
Het amendement vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het
door ten minste vier andere aanwezige stemgerechtigde leden wordt
ondersteund.
7. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een motie indienen. Een
motie behelst een duidelijk omschreven voorstel om een oordeel uit te
spreken of een verzoek te doen. De motie vormt slechts onderwerp van
beraadslaging indien deze door ten minste vier andere aanwezige
stemgerechtigde leden wordt ondersteund. Een motie die niet betrekking
heeft op een bepaald agendapunt, kan bij de rondvraag worden ingediend.
8. Indien in een aangenomen motie aan het bestuur gevraagd wordt iets te
doen of na te laten, het nemen van besluiten daaronder begrepen, dan
beraadt het bestuur zich in de eerstvolgende bestuursvergadering en
maakt zijn genomen besluit zo spoedig mogelijk in het clubblad bekend.
Indien het bestuur besluit aan de motie geen gevolg te geven, is het
verplicht het onderwerp op de agenda voor de eerstvolgende Algemene
Vergadering als te behandelen agendapunt te vermelden.
1. Een in een Algemene Vergadering uitgebrachte stem is ongeldig, indien
de keuze van het betreffende lid daaruit naar het oordeel van de
voorzitter of, als een stembureau is gevormd, naar het oordeel van het
stembureau niet duidelijk en ondubbelzinnig blijkt.
2. Een schriftelijke stemming is ongeldig, indien meer stemmen zijn
uitgebracht dan er stemgerechtigde leden aanwezig zijn en het verschil
op de uitslag van de stemming van invloed kan zijn.
De voorzitter kan aan een lid dat ter vergadering onfatsoenlijke taal gebruikt of zich op andere wijze misdraagt, na waarschuwing het recht ontnemen om bij het betreffende agendapunt of gedurende de gehele vergadering verder het woord te voeren. Bij herhaald wangedrag kan de voorzitter het lid het recht ontnemen de vergadering verder bij te wonen.
Nieuwe leden die na 1 juli als lid worden toegelaten, zijn over het lopende verenigingsjaar slechts de helft van de contributie verschuldigd.
De leden wekken tegenover derden niet de indruk dat zij de vereniging representeren, tenzij zij deel uitmaken van het bestuur of door het bestuur uitdrukkelijk tot representatie zijn gemachtigd.
1. Het bestuur bevordert, dat tenminste 4 maal per jaar een clubblad als
orgaan van de vereniging verschijnt.
2. Het bestuur benoemt op grond van artikel 28 van de statuten een
redactiecommissie, bestaande uit een bestuurslid als gedelegeerde van
het bestuur en ten minste twee leden die geen lid van het bestuur zijn.
Het tweede lid van dat artikel is, behoudens het in dit artikel bepaalde,
niet van toepassing.
3. Het bestuur bepaalt binnen de grenzen van de begroting de omvang en
vormgeving van het clubblad na overleg met de redactiecommissie.
4. De redactiecommissie bepaalt de inhoud van het clubblad met
inachtneming van het in dit artikel bepaalde. Zij beslist bij meerderheid
van stemmen over de plaatsing van artikelen en andere bijdragen.
Staken de stemmen, dan wordt geacht tot plaatsing te zijn besloten.
5. Indien de plaatsing van een door een lid ingezonden bijdrage wordt
geweigerd, dan wordt de kopij binnen twee maanden na inzending aan de
inzender teruggezonden onder opgave van de reden van weigering.
Indien het betrokken lid zich met deze weigering niet kan verenigen, dan
kan hij zich ter zake schriftelijk tot het bestuur wenden. Het bestuur
neemt zo mogelijk in zijn eerstvolgende vergadering een beslissing en
deelt deze schriftelijk en gemotiveerd mee aan de inzender en aan de
redactiecommissie. Indien het bestuur alsnog tot plaatsing besluit, is de
redactiecommissie tot plaatsing verplicht. Zij kan echter onder verwijzing
naar het bepaalde in dit lid tot uitdrukking brengen, dat plaatsing onder
verantwoordelijkheid van het bestuur geschiedt.
6. In het clubblad worden in ieder geval vermeld, c.q. opgenomen:
a. de namen en adressen van de bestuursleden;
b. de door het bestuur ingestelde commissies en het
correspondentieadres van deze commissies;
c. mededelingen van het bestuur en van de commissies;
7. Het advertentietarief wordt door het bestuur bepaald. Het bestuur beslist
omtrent de plaatsing van advertenties.
1. De leden van het bestuur genieten ten laste van de vereniging een
vergoeding voor noodzakelijk gemaakte reis- en verblijfkosten, porti en
telefoonkosten. Kosten van reizen tussen de eigen woonplaats en de
vestigingsplaats van de vereniging worden echter niet vergoed.
2. De vergoeding voor reiskosten wordt gebaseerd op de kosten van
openbaar vervoer, tenzij de reis doelmatiger per auto kan worden
gemaakt, in welk geval per gereden kilometer een bedrag wordt vergoed,
dat door de Algemene Vergadering wordt bepaald. De overige
vergoedingen zijn gelijk aan de werkelijk gemaakte kosten.
3. Het bestuur kan voor de te vergoeden verblijfkosten maxima bepalen.
Voor meerdaagse reizen en voor reizen naar het buitenland is
voorafgaande toestemming van het bestuur nodig.
4. De kosten moeten schriftelijk gedeclareerd worden in het jaar waarin zij
zijn gemaakt. De penningmeester gaat niet tot uitbetaling over dan nadat
de declaratie door de voorzitter of, als het de voorzitter zelf of een
niet-bestuurslid betreft, door een ander daarvoor het meest in
aanmerking komend bestuurslid voor akkoord is meeondertekend.
5. Het bestuur kan bepalen, dat dit artikel ook van toepassing is op leden
van commissies en op anderen die ter uitvoering van een
bestuursopdracht kosten hebben gemaakt.
Ieder lid kan met toestemming van de voorzitter één persoon introduceren bij bijeenkomsten en vergaderingen, tenzij het bestuur heeft bepaald dat voor een bepaalde bijeenkomst of vergadering introductie niet is toegestaan. Op introductie bij een Algemene Vergadering is echter uitsluitend artikel 39, tweede lid, der statuten van toepassing.
In gevallen waarin de wet, de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Over zijn beslissing legt het bestuur desgevraagd verantwoording aan de Algemene Vergadering af.